Tietosuoja

Tietosuojaseloste jäsenille 


Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö:

  • Keravan voimistelijat KNV ry
  • Y-tunnus: 0280619-8 
  • Santaniitynkatu 7 B 24, 04250 Kerava 
  • info@keravanvoimistelijat.fi 

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri 


Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 


Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Keravan Voimistelijoiden KNV ryn järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi. 
Huom. Tiettyihin seuran maksullisiin tapahtumiin kuten kursseihin (ilman jäsenyyttä) osallistuvien tiedot kerätään vain laskutusta varten eikä niitä säilytetä rekisterissä. 


Henkilötietojen käsittely perustuu: 
1) Keravan Voimistelijat KNV ry lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta. 
2) Rekisteröityneen jäsenen / osallistujan suostumukseen. 
3) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. 

Käsiteltävät henkilötiedot: 
Rekisterissä käsitellään Keravan Voimistelijat KNV ryn jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 
• Etu- ja sukunimi 
• Osoite 
• Puhelinnumero 
• Sähköpostiosoite 
• Syntymäaika (pm.kk.vvvv) 
• Sukupuoli 
• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys) 
• Kuvauslupa 


Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään. Alaikäisen osallistujan kohdalla huoltajilta. 


Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoika -jäsentietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. 
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Keravan Voimistelijoiden ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa. 


Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. 
Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. 
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Henkilötietojen säilytysaika 

Jäsenten henkilötietojen keräys ja säilytys perustuu suostumukseen ja on edellytyksenä jäsenyydelle. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan jäsenen tai hänen huoltajansa toimesta. Suostumusta jäsenyyden jatkumiseen kysytään ja seurataan vuosittain. Jäsenellä on myös mahdollista perua oma jäsenyytensä missä vaiheessa tahansa, jolloin tiedot poistetaan rekisteristä välittömästi. Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Keravan Voimistelijoiden jäsen tai pyytää niiden poistamista tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. 
Seura lähettää muistutuksen tietosuojasta ja jäsenyydestä kerran vuodessa sähköpostilla. 


Jäsentietojen muuttaminen ja tai poisto 

Jäsentietojen muutos- ja /tai poistopyynnöt tulee lähettää kirjallisena seuran toimiston sähköpostiin (info@keravanvoimistelijat.fi) tai postitse (Santaniitynkatu 7 B 24, 04250 Kerava). Muutosta voi pyytää henkilö itse tai ala-ikäisen ollessa kyseessä henkilön ylikäyttäjä. Täysi- 
ikäisen henkilön kohdalla pyynnön voi tehdä ainoastaan henkilö itse, vaikka hänen tiedoissaan olisikin edelleen huoltaja ylikäyttäjänä. 
Muutoksia tai poistoja ei voida ottaa vastaan suullisesti tai puhelimitse. 


Rekisteröidyn oikeudet

 Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot (saatavilla vain tällä hetkellä näkyvillä olevat tiedot)
  •  vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  •  vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Keravan Voimistelijoiden oikeutettu etu
  •  saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle 
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siinä määrin kuin se on toiminnan järjestämisen kannalta mahdollista.


HUOM! On huomioitava, että jokaisella alaikäisellä jäsenellä tulee olla jäsenrekisteriin luotuna ns. ylikäyttäjä (henkilö joka lapsen tiedot rekisteriin ilmoittaa), mieluiten huoltaja. Vain ylikäyttäjä voi alaikäisen jäsenen tietoja lisätä, vaihtaa tai poistaa. Mikäli tarvetta muutokseen on, tulee ylikäyttäjän toimittaa muutostoiveet seuralle kirjallisena. Mikäli ylikäyttäjän lisäämisprosessi on jonkun jäsenen kohdalla vielä kesken, siirtymäaikana asioita hoitaa huoltajaksi merkitty henkilö. 

Jäsenellä on milloin tahansa, oikeus pyytää kuviensa poistamista, jolloin seura poistaa kuvat viipymättä niistä sähköisistä medioista, joista ne voidaan poistaa aiheuttamatta kohtuuttomia kustannuksia tai haittaa. Jäsenen on hyvä kuitenkin huomioida, että internetiin ladatut kuvat voivat joutua ulkopuolisen kolmannen osapuolen haltuun, joihin yhtiöllä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa. 


Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Keravan Voimistelijoiden KNV ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Keravan Voimistelijat KNV ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 


Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. 

Pakolliset tiedot 

Yhdistyksen Keravan Voimistelijat KNV ry luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki). 

Sopimussuhteissa olevat tahot: 
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). 
Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). 
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen). 
Seuraus mikäli tietoja ei luovuta Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista. 

Lisäksi huomioitavaa 

Seuran jäsentietorekisterissä on kohta myös henkilöturvatunnukselle, jota käytetään mikäli voimistelija osallistuu kilpailutoimintaan ja hankkii tätä varten esiintymis-/ kilpailulisenssin. Henkilöturvatunnus EI ole luettavissa muille kuin henkilölle itselleen sekä lisenssien ylläpitäjille, eikä se ole osa seuran rekisteriä. 

Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: info@keravanvoimistelijat.fi.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

Keravan Voimistelijat KNV ry, Santaniitynkatu 7 B 24, 04250 Kerava 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 13.2.2020.